- Αιτών οργανισμός: είναι αρμόδιος για την υποβολή αίτησης για το σχέδιο κινητικότητας, για την υπογραφή και διαχείριση της σύμβασης επιχορήγησης και για την υποβολή εκθέσεων. Αν ο αιτών οργανισμός είναι σχολείο, τότε ενεργεί επίσης ως οργανισμός αποστολής. Ο αιτών μπορεί να είναι συντονιστής κοινοπραξίας: επικεφαλής εθνικής κοινοπραξίας κινητικότητας οργανισμών εταίρων (σχολείων) της ίδιας χώρας που αποσκοπεί στην αποστολή προσωπικού σχολικής εκπαίδευσης σε δραστηριότητες στο εξωτερικό.
- Οργανισμός αποστολής: είναι αρμόδιος για την επιλογή των εκπαιδευτικών και του λοιπού προσωπικού σχολικής εκπαίδευσης και για την αποστολή τους στο εξωτερικό.
- Οργανισμός υποδοχής: είναι αρμόδιος για την υποδοχή των εκπαιδευτικών και του λοιπού προσωπικού σχολικής εκπαίδευσης και για την παροχή ενός προγράμματος δραστηριοτήτων ή την αξιοποίηση μιας δραστηριότητας που παρέχεται από τους ίδιους.
Ο συγκεκριμένος ρόλος του οργανισμού υποδοχής εξαρτάται από το είδος της δραστηριότητας και τη σχέση με τον οργανισμό αποστολής. Ο οργανισμός υποδοχής μπορεί να είναι:
- Διοργανωτής μαθημάτων (σε περίπτωση συμμετοχής σε διαρθρωμένα προγράμματα μαθημάτων ή εκδηλώσεις κατάρτισης).
- Συνεργαζόμενο σχολείο ή άλλος συναφής οργανισμός (στην περίπτωση π.χ. παρακολούθησης εργασιών ή ανάθεσης καθηκόντων διδασκαλίας). Σε αυτήν την περίπτωση, οι οργανισμοί αποστολής και υποδοχής, από κοινού με τους συμμετέχοντες, πρέπει να συνάπτουν συμφωνία πριν την έναρξη της δραστηριότητας. Η εν λόγω συμφωνία πρέπει να καθορίζει τους στόχους και τις δραστηριότητες για την περίοδο στο εξωτερικό και να προσδιορίζει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις κάθε μέρους.